Планируя свой успешный, вы станете более уверенным и спокойным человеком. Даже если что-то мешает, вы не потеряете контроль над своими приоритетами. Вот как вы можете это сделать.
6 шагов планирования продуктивного дня
Время — ресурс дорогой, и мне вечно жалко его. А вам? Спланировать можно всё, поэтому трата времени на работу, бизнес или домашние хлопоты – это всё то же дорогое время. Давайте посмотрим, как его можно направить на качество.
Записывайте всё. В ежедневник, планировщик, буллет журнал, органайзер или блокнот…
Первый шаг — это отметить все, что вам нужно сделать. Даже те небольшие задачи, которые кажутся неважными, тоже надо записать.
Наличие списков покупок, поездок, желаний и прочих маркеров на бумаге (или в электронном виде) сэкономит вам много времени и нервов.
Старайтесь придерживаться одной или двух систем планирования. Если вы будете записывать всё на клочках бумаги, в случайных тетрадях или стикерах, то однажды не найдёте нужную запись.
Я люблю бумагу и ручку. Но пользуюсь и заметками в смартфоне. Кстати, в последнем может сесть батарея в неподходящий момент или он просто начнёт обновляться минут 10.
Проверяйте свой календарь накануне. Будь то профессиональная или частная жизнь, проверив планы на завтра, вы будете готовы ко всему.
Возможно, по записям в планировщике, вам придется установить будильник на другое время из-за того, что на работу нужно прийти пораньше. Или потребуется связаться с няней, чтобы она осталась с детьми после школы потому, что завтра в офисе у вас позднее совещание.
Добавив этот простой шаг к повседневной рутине, вы будете подготовленными. Даже тогда, когда все планы идут к чёрту! Просмотр планера каждый день может показаться вам лишней тратой времени. Нет! Это увеличивает вашу производительность и разумное распоряжение этим временем.
Если вы начали записывать всё, планируя свой день, вы будете чётко представлять ситуацию следующего дня. И никаких неприятных сюрпризов. Бывают, конечно, исключения.
Скомпонуйте похожие задачи. Вместо того, чтобы переходить от писем к звонкам и обратно к электронным письмам, организуйте своё время таким образом, чтобы вы делали все звонки за раз. То же самое касается:
- Электронной почты
- Действий в социальных сетях
- Домашних дел
- Поручений
Если вы планируете питание заранее, вы можете покупать продукты оптом. Это не только сэкономит вам время, но и деньги.
Если вы выделите определенный отрезок времени на один вид деятельности, вы также сможете лучше ориентироваться в нём. То, что раньше у вас занимало час, будет брать всего 30 минут или около того. Избегайте многозадачности.
Планируйте отложенные задачи по приоритету. Если сегодня вы не можете выполнить определенную задачу, просто переносите её на завтра. Будьте реалистичными при составлении своего расписания.
Если ваша повестка дня на завтра уже заполнена под завязку, нет смысла добавлять туда еще пару «горячих пунктов». Тем не менее, если есть что-то срочное, например, заболел близкий, проявите гибкость и подкорректируйте свои приоритеты.
Если обстоятельства складываются не так, просто отложите активность на другое свободное время. Также не забудьте сообщить третьим лицам, на кого может повлиять изменение ваших планов.
Пересматривайте свои записи. Учитесь на своём опыте. Через неделю оцените метод, который вы использовали:
- Было ли ваше планирование эффективным?
- Есть ли чувство завершённости?
- Были ли промахи и ляпы?
Если трудно проанализировать свою спланированную неделю, то спросите у семьи, коллег, партнёров. Дело не в удачных или неудачных усилиях по планированию, дело в оценке вашей продуктивности и способе планирования. Возможно, нужно что-то изменить?
Вы должны быть уверены, что ваш подход к планированию повышает качество жизни и потраченного времени. Поэтому, не страшно, что вы уделите время на пересмотр ваших действий.
Вносите коррективы. После оценки продуктивности пришло время спросить себя, что вы могли бы сделать лучше. Проанализируйте свою производительность и адаптируйте свою следующую неделю.
Выполняйте это упражнение, пока не почувствуете себя на 100% комфортно в созданной вами рутине. На все вопросы должны ответить ДА:
- Заполнение и декорирование вашего планировщика занимает мало времени?
- Кодировка вашего планера достаточно понятная?
- Вы не пропускаете задания и записываете их постоянно?
- Вы оценили продуктивность времени, потраченного на записывание задач?
Подумайте о том, чего вы достигли сейчас, и не бойтесь менять то, что работает неправильно. Не забывайте, что ваши потребности и приоритеты в течение года будут меняться.
Летом вы можете захотеть больше времени проводить с семьей, наслаждаться солнышком и отпуском. А в период сессии и экзаменов может потребоваться помощь вашим детям. А это всё тоже время – маркируйте и «возможные задачи».
С изменением ваших приоритетов необходимо систематизировать все ваши самые общие обязанности (постоянные рутины). Такой подход позволит вам иметь свободное время для экстренных ситуаций.
Планируя свой продуктивный и успешный день, вы удивитесь, сколько свободного времени у вас есть.
Продуктивный день: как спланировать?
- Записывать всё
- Проверять своё расписание на завтра
- Компоновать похожие дела
- Планировать отложенные задачи по их приоритетам
- Пересматривать свои записи (анализ)
- Вносить коррективы
Прекратите действовать по импульсу и начните планировать свой день сознательно!
То, как вы собираетесь выполнять описанные выше шаги, дело ваше. Какой тип планирования выбрать – бумажный или электронный, какие цвета выбрать для кодирования задач, как анализировать свои записи – вопросы о вашем предпочтении. Важно, чтобы это помогало вам.
Устранение суматохи, взрыва мозга и гаданий из вашего графика поможет вам стать более продуктивным, не вызывая ненужного стресса.
Удачи вам, живите красиво! Пусть ваши планы идут по порядку!
Планирую, вдохновляюсь, живу…
