Переносите дела с пятницы на понедельник, а с понедельника переписываете на субботу? Не успеваете закончить проект ко дню Х? Или вообще, постоянно работаете, а итог не устраивает и бросаете на полпути?
Работать по 13 часов в сутки – это не означает, всё успевать. Давайте работать на качество, а не на скорость и количество. Более того, даже работая по 15 часов, люди ничего не успевают. У них всегда гора дел, длинные списки и роящиеся мысли о своём несовершенстве. В чём причина?
Почему вы не успеваете делать задуманное?
Может много задумали? Ну, посмотрите в свой список дел и подумайте, каждую ли задачу вам так необходимо выполнить? Ответьте себе, только честно.
Я выделила основные причины хронического неуспевания человека.
Постоянная спешка. Куда вы спешите? Как я уже говорила, стоит обратить внимание на качество вашей работы, на результаты, а не на их количество. Предположим, вы сделали работу быстро, потому что торопились скорее закончить. Допустили море ошибок и переделывать всё равно пришлось. Здесь в спешке вы тратите гораздо больше времени, нежели могли бы. Эффективность человека заключается в качестве его действий. Помните об этом.
Не планируете или планируете неправильно. План на день – это не список дел с хаотичными задачами. Если вы сели вечером и спланировали следующий день в призме «А что бы мне завтра такое сделать!?» — дело плохо. Структура плана должна быть подкреплена целью, выглядит это примерно так:
Обратный порядок долго не продержится и он бессмысленный.
Нет дедлайна, размыты сроки. В любом стремлении есть временные рамки, финишная прямая и результат. Стремление – задача. Когда ничего не успеваете или даже успеваете всё, обязательно ставьте разумные границы времени на каждую задачу. Иначе вы будете откладывать её до старости. Спринтерам особенно внимательно читать этот абзац. Ваши рывки тоже можно контролировать и обложить дедлайном.
Вы не любите французскую кухню. Лягушки на завтрак здорово экономят время и настроение. Лягушка – это мелкое не очень приятное, но важное дело. Сделайте это с утра и у вас будет настрой на продолжение банкета! Остальные задачи войдут в поток и вы пощёлкаете их, словно орешки.
Нет мотивации, зачем это делать? Как это дело изменит вашу жизнь? Чего вы добьётесь, решив задачу? Может, действительно стоит отказаться от неё, если пользы ноль? Вы же хотите успеть сделать другие дела..
Неправильные приоритеты. Друзья, хаотичное выполнение задач, как и сами хаотичные задачи ведут к выгоранию и лени. Если нет смысла в задаче – не делайте её. Делайте важные дела. Самый простой способ поставить приоритет, спросить себя:
Делайте сначала важные дела, потом второстепенные – это аксиома. Не создавайте вид бурной деятельности, чтобы всё успевать. Это бесполезно.
Хотите довести всё до совершенства. Господа перфекционисты! Бросьте это дело! Большинство из вас всегда ничего не успевает. Запомните, нет предела совершенству. Выход из этой ситуации: прописать критерии оценки. То есть, задача будет выполнена, если…
Вы не любите африканскую кухню. Неуспевайки предпочитают задачу брать наскоком несмотря её рост. Большие задачи – это слоны. Делите их на мелкие дела так, чтобы одно дело можно было закончить за один раз. Едим слоника по бифштексам. Пример:
Задача-слон – подготовиться к новому году
- Бифштекс1 – выявить хвосты (незаконченные дела)
- Бифштекс2 – убрать квартиру (этот бифштекс может быть слоном)
- Бифштекс3 – составить список блюд для новогоднего стола
- Бифштекс4 – записаться к парикмахеру, стилисту, виолончелисту
- Бифштекс5 – составить список подарков близким
- Бифштекс6 – купить все подарки и упаковать
- Бифштекс7 – разослать поздравления друзьям и родственникам из других городов
- Бифштекс8 – купить продукты для нового года
- Бифштекс9 – что вы там ещё не успеваете сделать?
Разбивая крупную задачу на мелкие части, вы знаете с чего начинать. И не думайте, что расписывая эту технику, вы впустую тратите время. Всё наоборот! Вы создаёте себе план действий.
Нет сил и энергии. И что вы делаете в этот момент? Я знаю, что такое упадок сил и отсутствие энергии, друзья, уж поверьте. Но не зря я тайм-инструктор, подобные проблемы неуспеваек решаем на раз-два. Списки в помощь. Что вас бодрит? Что вас вдохновляет? Что вас поднимает? Сделайте себе такой список. За раз он не напишется, но вы просто обязаны изучить себя и заполнить хотя бы 30 вариантов поднятия духа и восстановления сил.
Но. Внедряйте пункты в вашу жизнь. Пробуйте, экспериментируйте. Поверьте, если вы этого не сделаете, никто это за вас не сделает. Самомотивация – это лучшая мотивация в мире.
Нет порядка в делах и дома. Порядок – это главный принцип успевающих людей. У каждого порядок свой. Кладите вещи на место, держите рабочее пространство в чистоте, не копите мысли в голове – записывайте и впускайте новые идеи. В беспорядке рождается прокрастинация, лень и отчуждение от цели.
Не фокусируетесь на конкретном деле. Отвлекаетесь на уведомления? Отключите их на время рабочего процесса. Вам мешает шум и голоса? Используйте беруши или наушники. Вы ничего не успеваете из-за коллег, которые регулярно просят помогать с их делами? Научитесь говорить слово нет! В моём аккаунте Инстаграм есть парочка прекрасных способов, как красиво отказать собеседнику – заходите.
Не используете «пустое время». Почему бы вместо игры на телефоне не почитать главу из книги или разобрать почту? А может можно позвонить родителям или клиенту? Заказать продукты на дом? Выбрать, наконец, планер себе на следующий год?
Пустое время – это стояние в пробках, очереди, общественный транспорт, сеанс педикюра, ожидание опаздывающего друга. То есть те минуты и часы, которые вы можете ещё как-то использовать помимо прямого назначения. Бесконтрольные хронофаги.
Усложняете ситуацию. Почему вы ничего не успеваете? Потому что не упрощаете! Зачем ходить на руках, если на ногах проще и быстрее, согласны? Не усложняйте ни дела, ни мысли. Говорите кратко, сидите ровно, ходите прямо, делайте правильно. Да, совет банальный, но действенный.
Не оставляете себе буферное время. То есть планируете дела стык в стык. Будьте благоразумны. Как вы успеете не то чтобы что-то сделать, а как сможете переключиться между задачами? Планировать нужно 60% рабочего дня. Остальное время уходит на форс-мажоры, внезапные задачи, отдых, переключение, настройка. Останется время – сделайте ещё что-то, тогда ваш мозг будет уверен в вашей невероятной продуктивности и посылать вам эндорфины.
Не делегируете дела. Этот пункт один из основоположников тайм-менеджмента. На консультациях неуспевайки часто заявляют, что не могут перепоручить все дела. Чушь! Отдайте дело в хорошие руки, описав критерии оценки 1 раз, но чётко и конкретно. В следующий раз будете делегировать такую задачу налегке. Вы удивитесь, как это круто, делегировать!
Не считаете своё время. Эта причина покрывает 100% неуспеваек! Сколько стоит ваше время? Вот реально посчитайте. Сколько за час вы зарабатываете? А сколько можете зарабатывать? А сейчас посчитайте, сколько лет осталось до исполнения вашей мечты! А сон вычли? А рабочие часы вычли? А время в дороге, время на еду, время на рутину, время на очереди и ожидания тоже вычли? Так сколько у вас осталось лет?
Ну и на десерт!
У вас нет цели. С этого стоило начинать, но я знаю, как пугаются клиенты этого слова, а потом воодушевлённые выходят из моего виртуального кабинета. 😊 Вы ничего не успеете, бесцельно бродя вокруг жизни. Поставить цель – это самый первый шаг осознанного человека. Это первая глава в любой книге по тайм-менеджменту. Целеполагание имеет много вариантов подачи, но смысл остаётся неизменным. Нет цели → нет плана → нет результата.
Я достучалась до вас? Очень важно, друзья, чтобы вы прочитанные знания сразу же применили на практике. Не стоит их скапливать в голове, думая, что когда-то ими воспользуетесь.
Узнали себя хотя бы в одном пункте? Берите рекомендацию и действуйте! С вами была Юля, тайм-инструктор, я защищаю ваше время.
Планирую, вдохновляюсь, живу…
