Экономить время – значит делать трёхчасовую работу за час? Нет! Хотя… иногда такие приёмы работают. Я расскажу про 8 способов сэкономить время для более важных дел без потери качества. Приёмы простые, подходят абсолютно для любой сферы, возраста и занятности.
11 приёмов по экономию времени
Я всегда всем рекомендую записывать свои дела и желания. Записывать цели и планировать на бумаге. Поверьте, так вы больше запомните, увидите общую картину ваших дел и, когда будете вычёркивать задачи, ваши эндорфины затанцуют в гибком танце продуктивности.
1 Списки и чек-листы. Любые полезные для вас списки сильно экономят время и энергию. Списки помогают не забывать ничего по хозяйству, в магазине, в поездках… Чек-листы проверяют качество ваших задач. Старайтесь составлять правильные для себя списки, мне особенно помогают:
- Список наполнения дорожной аптечки
- Список постоянных продуктов, блюд в доме
- Список сезонных развлечений с друзьями, семьёй, с детьми
- Список книг, фильмов, интересных мест в городе
- Мастер-список задач
- Чек-лист на море, на горные лыжи
- Чек-лист по генеральной уборке
- Чек-лист на проект (в моём случае на новый планер)
Когда составляете свой список, сразу впишите туда всё, что приходит в голову. Потом что-то уберите, что-то добавьте и оставьте чистовик на постоянное пользование. Не составляйте списки ради списков – в этом нет смысла, если вы им не будете пользоваться.
2 Актуальность дел. Составляете списки задач? Или список незавершённых дел? Проводите ревизию на актуальность. Нужно ли вам сейчас делать это? Может это была ещё прошлогодняя задача, а вы всё тянете её за собой. Может стоит её вычеркнуть, чтоб не висела камнем на шее? Избавляйтесь от таких дел беспощадно! Они тянут вниз, не дают взлететь, ввергают в уныние, а это смертный грех, друзья! 😊
3 Инвестируйте во время. Приём инвестиций по экономии своего времени для более важных дел заключается в снабжении своей жизни физическими и виртуальными гаджетами. То есть, если вам нужно много читать – освойте скорочтение. На это уйдёт время, но окупиться оно после быстрого и качественного прочтения пары книг по новой системе за короткое время. Если речь идёт о домашних делах, то мне помогают экономить время:
- Робот-пылесос
- Удобная овощечистка
- Сушильная машина
- Переносная зарядка
- Отдельная морозильная камера
- Мультиварка с режимом «под давлением»
И прочие гаджеты, помогающие минимизировать мои трудозатраты, а значит и время. Также я пользуюсь услугами глажки одежды: гладят круче, быстрее и в общем-то, окупаются время, расходы электроэнергии на утюг и возможность испортить вещь.
На работе это может функциональный принтер, удобное кресло, качественный смартфон или ноутбук, полезные накопители для бумаг, многоканальный телефон или селекторная связь под рукой, чтобы не бегать по кабинетам. Также классные программы по мультисвязи и рабочие чаты. Приложение Трелло для сотрудников компании – это вообще самая крутая вещь.
4 Блоки времени. Это когда на задачу вы выделяете конкретное время. Например, читать я буду 20 минут, отвечать на комментарии 15 минут, мыть посуду 10 минут, делать обзвон клиентов 40 минут. Всё! После этого нужно переключаться на другую деятельность, чтобы мозг отдыхал. Либо, если работа монотонная, используйте знаменитый, но очень крутой «Помидор». 25 минут работы, 5 минут отдыха. После 4-х повторов отдых увеличьте до 20 минут, скажем.
Также блоки времени можно выделять по-другому. Это, когда не можете выделить время на какие-то важные для себя задачи. Например, с 9:00 до 10:00 я буду заниматься спортом. Всё! Время забили. С 11:00 до 11:30 я проверяю почту и комментарии, в другое время я к ним не возвращаюсь. Что это значит? Вы свои задачи привяжете к конкретному времени и перестанете думать, когда и что нужно сделать. Работа делается в назначенное время, другие часы используем в своих целях.
Такой способ экономии времени помогает наладить ваше расписание, вы привыкаете к распорядку и правильно расходуете своё время.
5 Значимое и незначимое. Научитесь разделять свои задачи на важные и неважные. Прекратите делать малозначимые дела! Ответьте себе честно на вопрос: выполняя эту задачу, я приду к своей цели? Этот способ высвобождения времени самый важный, но тесно связан со следующим пунктом.
Дело в том, что эти малозначимые делишки часто маскируются под очень важные и срочные, а порой выглядят, как обычные хронофаги. Например, какие-то мелкие поручения, регулярная проверка почты, получасовые разговоры по телефону ни о чём! Повторное переписывание телефонной книги – жуть! Зачем? Разве, чтобы почерк улучшить, если цель ваша – стать известным каллиграфом.
6 Ставьте приоритеты. Чтобы сэкономить время на гадания по списку задач, поставьте приоритет на день, неделю, месяц. Есть 2 самых простых способа расставить приоритеты:
Задать себе вопрос «Что произойдёт завтра, если я не сделаю этого сегодня»? Ответьте честно, дойдя по цепочке до самого конца. Если пришли к тому, что будет беда – то делайте! Приоритет поставлен – это дело нужно сделать прямо сейчас.
Топ-3 задачи – второй вариант. Выделите для себя 3 важные задачи на день, сделав которые, вы будете чувствовать себя продуктивно. Вычеркнув которые, вы реально будете знать, что время потрачено не зря. Кстати, чтобы выбрать эти топ-3, можно воспользоваться техникой одного вопроса.
7 Компонуйте задачи. Представьте, если вы едете в другой конец города, чтобы встретиться с другом. Встретились, вернулись. Потом вспоминаете, что в том конце города есть шикарный магазин кожаных изделий, куда вы давно хотели попасть. Что происходит? Вы чертыхаетесь, чего же я, дурак, не заехал, забыл, #№$%ть!
Так вот, перед поездкой я обычно заглядываю в свой мастер-список задач и смотрю, что я ещё могу сделать во время этой поездки. Потратив 5 минут на поиск попутных задач, я сэкономила два часа, а может больше, на поездку на окраину города. По пути туда можно сделать кучу дел! Отвезти одежду в церковь, выбросить стеклянную посуду в специальную урну, заехать в ту кожгалантерею, залить масло в машину на заправке, отвезти книгу в библиотеку.
А что получилось у нас? Либо вы захотите поехать снова в конец города и купить себе кожаный ремень, потратив 2 часа на дорогу, либо будете корить свой мозг за несусветную глупость. И то, и то – не хорошо!
Для свободной компоновки задач я их категоризирую и присваиваю цвет для удобного поиска. Кому-то достаточно только категорий. Делая задачи, например, из категории обучение, я смотрю, что ещё можно сделать за это время. Всё просто, и дополнительные часы и минуты у вас кармане.
Примеры, где можно скомпоновать задачи и сэкономить время:
- В поездке
- За рулём
- За компьютером или телефоном
- На пробежке
- Во время приготовления еды (порезать, заморозить, сделать запас пищи на 2 дня)
- В поезде, автобусе и такси
- Домашние дела – это вообще поле для компоновки
Я сейчас скомпоновала 2 задачи. Составляла список 8 способов экономии времени для прямого эфира в Инстаграм, а попутно написала полноценную статью, немного расширив этот список.
8 Закон 2-х минут. 10 минут, полчаса. Ещё один способ экономить время для более интересных дел. Если вы составили список задач или заглянули в него с утра, то выделите те дела, которые вы можете сделать за 2 минуты и сразу же сделайте! Вычеркните и будьте довольны собой. Увидев эти вычёркивания, вы захотите скорее зачеркнуть следующий пункт и будете выполнять дела быстрее.
То же самое и с делами на 10 минут. Сделайте их сразу, пока они горячие в списке. Беритесь за получасовые заботы. Чаще всего это задачи от слона. То есть вы своё огромное дело (слона) разрезали на мелкие шаги (бифштексы) и лопаете их с галочками на пару. Делаете и вычёркиваете.
Оглянитесь, у вас сделана громадная часть списка. Для начала советую использовать один из законов, например 2 минуты. Просто сделайте их, и они перестанут давить на вас.
9 Не давитесь лягушками. Не нужно делать много противных день за день! Сделайте одну задачу, которая вам не нравится ещё с утра, и вам сразу станет легко. Можете приниматься за другие дела. Съеденная лягушка облегчает мозг и поднимает настроение, а что мы делаем в хорошем настроении? Летаем над другими задачами и делаем их на щелчок пальцами.
10 Идейник. Как много времени вы тратите на поиск или труды вспомнить старую идею? Мучаетесь, вспоминаете, что придумали когда-то? У меня на этот случай есть банка! Которая стоит в одном месте и ждёт моих идей. Этот приём колоссально экономит время!
Значит, что я делаю. Идея залетает мне в мозг, развивается там, набухает и так сильно подпирает черепную коробку, что нет сил терпеть! Я её записываю и отправляю в банку! Всё, моя голова в покое и готова к приёму новых заданий.
Для чего это? Если вы часто (или не очень) проводите мозговой штурм, то долго думать не придётся. Высыпаете свои идеи из банки и раскладываете на интеллект-карте. Можно вместо банки выделить небольшой блокнот, чтобы он всегда был на глазах вместе в карандашом. В заметках телефона тоже можно, но лично я не очень люблю этот способ. У меня тогда мысль из головы не высыпается, а вот если запишу от руки – да, я прямо чувствую, как она выходит из меня на бумагу и мне становится спокойно.
11 Отдыхайте и награждайте себя. Вот и нашли, куда потратить сэкономленное время. Обязательно нужно делать перерывы. В помидорной технике из пункта инвестиций во время очень хорошо рассказан способ.
Это были 11 простых способов сэкономить время для более интересных задач. Применяйте их, и ваше время освободится от рутинных оков.
Планирую, вдохновляюсь, живу…
